Política para el tratamiento de datos personales

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
PROJENCY INMOBILIARIA

Responsable del tratamiento: Catalina Bohorquez que opera bajo la marca Projency Inmobiliaria.
Domicilio y dirección: Calle 20 Sur # 45-70, Envigado, Antioquia, Colombia.
Correo electrónico para consultas y reclamos: infoprojency@gmail.com
Teléfono: 323 203 1823

PROJENCY INMOBILIARIA (en adelante, "la empresa") pone en conocimiento de los Titulares de los Datos Personales que sean tratados de cualquier manera por la empresa la presente Política de Tratamiento de la Información, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y las demás normas que los modifiquen, adicionen o complementen. El propósito de esta Política es dar a conocer a los Titulares los derechos que les asisten, los procedimientos y mecanismos dispuestos por la empresa para hacerlos efectivos, y el alcance y la finalidad del Tratamiento al cual serán sometidos sus Datos Personales una vez otorguen su autorización previa, expresa e informada. La empresa ratifica así su compromiso con los grupos de interés con los que se relaciona y su respeto por el derecho al Hábeas Data, a la intimidad y demás derechos conexos.

CAPÍTULO I – DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO PRIMERO: DEFINICIONES. Para efectos de la presente Política, los siguientes términos tendrán el significado que se indica:

a) Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.
b) Base de Datos: conjunto organizado de datos personales que sean objeto de Tratamiento, cualquiera que sea su modalidad.
c) Dato Financiero: dato personal referido al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen, cuyo Tratamiento se rige por las normas correspondientes.
d) Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
e) Dato Público: dato que no sea semiprivado, privado o sensible, y aquel que la ley califique como tal, como los contenidos en registros, documentos públicos o sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas.
f) Dato Sensible: dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, incluidos los datos biométricos.
g) Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
h) Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decide sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
i) Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
j) Transferencia: envío de datos personales por parte del Responsable o Encargado del Tratamiento, ubicado en Colombia, a un receptor que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
k) Transmisión: comunicación de datos personales dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por parte de un Encargado por cuenta del Responsable.
l) Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

ARTÍCULO SEGUNDO: OBJETO. La presente Política tiene por objeto establecer los criterios y procedimientos para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados por la empresa, así como garantizar los derechos, libertades y garantías constitucionales de los Titulares, de acuerdo con la ley.

ARTÍCULO TERCERO: SUJECIÓN A DISPOSICIONES LEGALES. El Tratamiento de datos personales realizado por la empresa se sujetará a las normas vigentes en la materia. En lo no previsto en esta Política se aplicará lo dispuesto en la ley.

ARTÍCULO CUARTO: FINALIDADES DEL TRATAMIENTO. Los datos personales recolectados por la empresa serán tratados para las siguientes finalidades:

i) Cumplir las obligaciones tributarias, comerciales, civiles, laborales y legales de la empresa.
ii) Gestionar la relación con clientes, propietarios, compradores, arrendatarios, proveedores y demás grupos de interés, incluyendo: atención de solicitudes; contacto comercial; programación de visitas; oferta de compraventa, arrendamiento y permuta de inmuebles; recepción y envío de ofertas inmobiliarias; publicación y promoción de los inmuebles encargados a la empresa, sin divulgar los datos personales de sus propietarios; elaboración de documentos y trámites relacionados con la negociación; servicio al cliente y fidelización.
iii) Compartir la información estrictamente necesaria con notarías, oficinas de registro, entidades financieras, avaluadores, abogados y demás terceros que intervengan en la negociación solicitada por el Titular, únicamente para llevarla a cabo.
iv) Enviar información comercial, publicitaria y de mercadeo sobre inmuebles y servicios de la empresa, por medios físicos o electrónicos, incluidos correo electrónico, llamadas, mensajes de texto y aplicaciones de mensajería, cuando el Titular lo haya autorizado. El Titular podrá solicitar en cualquier momento que no se le envíe más este tipo de información.
v) Verificar la naturaleza jurídica, identidad y situación de clientes, contratistas o proveedores, cuando así lo exija la ley o la negociación.
vi) Conservar el archivo físico o digital por el tiempo legalmente requerido, de forma que pueda ser consultado por el Titular o por una autoridad competente.
vii) Gestionar la información de empleados y candidatos relacionada con procesos de selección, vinculación, nómina, seguridad social y bienestar.
viii) Realizar las demás actividades necesarias para la prestación efectiva de los servicios de la empresa, siempre que sean compatibles con las finalidades aquí descritas.

ARTÍCULO QUINTO: DATOS SENSIBLES Y DE MENORES DE EDAD. La empresa no solicita datos sensibles de manera habitual. Cuando sea necesario tratarlos, se informará al Titular que no está obligado a autorizar su Tratamiento y se obtendrá su autorización expresa. El Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se realizará únicamente cuando sea estrictamente necesario, respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, y con autorización de su representante legal.

ARTÍCULO SEXTO: TRANSMISIÓN Y ALMACENAMIENTO. Para la prestación de sus servicios, la empresa puede utilizar herramientas tecnológicas de terceros, como plataformas de gestión inmobiliaria, correo electrónico, almacenamiento en la nube y aplicaciones de mensajería, cuyos servidores pueden estar ubicados fuera de Colombia. En estos casos, los proveedores actúan como Encargados del Tratamiento y la información se utilizará únicamente para las finalidades de esta Política. La empresa no vende ni comercializa los datos personales de los Titulares.

ARTÍCULO SÉPTIMO: PRINCIPIOS. En el Tratamiento de datos personales, la empresa aplicará los siguientes principios:

Legalidad: el Tratamiento es una actividad regulada que se sujeta a la ley.
Finalidad: el Tratamiento obedece a las finalidades descritas en el artículo cuarto, las cuales se informan al Titular.
Libertad: el Tratamiento solo se ejerce con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular, salvo mandato legal o judicial.
Veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Transparencia: se garantiza el derecho del Titular a obtener, en cualquier momento y sin restricciones, información sobre la existencia de datos que le conciernan.
Acceso y circulación restringida: los datos personales solo serán tratados por la empresa y por las personas autorizadas por el Titular o por la ley, y no estarán disponibles en medios de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable.
Seguridad: la empresa adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
Confidencialidad: las personas que intervengan en el Tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de terminada su relación con la empresa.

CAPÍTULO II – DERECHOS Y DEBERES

ARTÍCULO OCTAVO: DERECHOS DEL TITULAR. De acuerdo con la ley, el Titular de los datos personales tiene derecho a:

i) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la empresa o los Encargados del Tratamiento, incluidos los datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o cuyo Tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
ii) Solicitar prueba de la autorización otorgada a la empresa, salvo cuando la ley indique que no es necesaria.
iii) Ser informado por la empresa, previa solicitud, sobre el uso que les ha dado a sus datos personales.
iv) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la ley, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la empresa.
v) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos en la Base de Datos.
vi) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
vii) Conocer las modificaciones a esta Política antes de su implementación.
viii) Conocer la dependencia o persona ante la cual puede presentar consultas, reclamos y solicitudes sobre sus datos personales.

Estos derechos podrán ser ejercidos por el Titular, previa acreditación de su identidad; por sus causahabientes, previa acreditación de esa calidad; por su representante y/o apoderado, previa acreditación de la representación o apoderamiento; y por estipulación a favor de otro o para otro. Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por las personas facultadas para representarlos.

ARTÍCULO NOVENO: RESPONSABLE Y ÁREA DE ATENCIÓN. La empresa actuará como Responsable del Tratamiento de los datos personales y podrá designar internamente el área o la persona encargada de atender las consultas y reclamos de los Titulares. Las solicitudes se recibirán a través del correo electrónico infoprojency@gmail.com o en la dirección física indicada en el encabezado de esta Política.

CAPÍTULO III – PROCEDIMIENTOS

ARTÍCULO DÉCIMO: CONSULTAS. El Titular o las personas legitimadas podrán consultar la información personal del Titular que repose en las Bases de Datos de la empresa. La empresa guardará prueba de la consulta y de su respuesta. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

ARTÍCULO UNDÉCIMO: RECLAMOS. El Titular o las personas legitimadas que consideren que la información contenida en una Base de Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes de ley, podrán presentar un reclamo, el cual deberá contener:

Nombre y documento de identificación del Titular.
Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido.
Dirección y datos de contacto del reclamante.
Los documentos que se quieran hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

ARTÍCULO DUODÉCIMO: MODIFICACIONES. Cualquier cambio sustancial en esta Política será comunicado oportunamente a los Titulares a través del sitio web de la empresa o de otros medios idóneos, antes de su implementación.

ARTÍCULO DECIMOTERCERO: VIGENCIA. La presente Política rige a partir del [FECHA DE PUBLICACIÓN]. Los datos personales permanecerán en las Bases de Datos de la empresa durante el tiempo que sea necesario para cumplir las finalidades descritas en esta Política y las obligaciones legales o contractuales aplicables, atendiendo a los criterios de temporalidad y necesidad.